Beschlussvorschlag:
- Der Rat der Stadt Billerbeck beschließt, dass in seinen Ausschüssen die Möglichkeit für hybride Sitzungen nach § 58a Gemeindeordnung NRW eingeführt werden soll.
- Die Verwaltung wird beauftragt, die notwendigen Änderungen in der Hauptsatzung und der Geschäftsordnung vorzunehmen und dem Rat zur Beschlussfassung in der nächsten Ratssitzungen vorzulegen.
- Es wird genehmigt, dass für die Durchführung dieser Sitzungen ausschließlich die von der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) zugelassenen Videokonferenzsysterne und Abstimmungstools genutzt werden.
- Die Verwaltung wird beauftragt, die technischen Voraussetzungen für die Durchführung hybrider Sitzungen sowie, bei Eintreten eines Ausnahmefalls nach § 47a Gemeindeordnung NRW, für digitale Sitzungen zu schaffen und dafür eines der zugelassenen Lizenzprodukte anzuschaffen und die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen.
Begründung:
Die fortschreitende Digitalisierung unserer Gesellschaft erfordert eine Anpassung der Arbeitsweisen in kommunalen Gremien. Durch die Einführung hybrider Sitzungen für die Ausschüsse der Stadt Billerbeck kann die Gremienarbeit flexibler, effizienter und inklusiver gestaltet werden. Darüber hinaus werden damit die Voraussetzungen geschaffen, um unter außergewöhnlichen Umständen, wie Katastrophenfällen oder Pandemien, die kontinuierliche Arbeit zu gewährleisten. Die Nutzung der von der gpaNRW geprüften und zugelassenen Systeme stellt sicher, dass unsere Sitzungen höchsten Ansprüchen an IT-Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit genügen. Diese Systeme bieten die notwendige Rechtssicherheit für digitale Beschlussfassungen und sind essenziell für eine moderne und transparente Gremienarbeit. Die organisatorische Anpassung, einschließlich der Änderung der Hauptsatzung und Geschäftsordnung, ist notwendig, um diese neuen Sitzungsformate nahtlos zu integrieren und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
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