Einführung eines digitalen Buchungs- und Belegungssystem für die städtischen Räumlichkeiten

Beschlussvorschlag:

wir beantragen einen Belegungskalender für die Räumlichkeiten unserer Kommune einzuführen und ein Buchungssystem zu implementieren, um die Anfrage und Vermietung dieser Räume zu erleichtern.

Begründung:

Zweck dieses Antrags ist es, eine transparente und effiziente Nutzung der städtischen Ressourcen zu gewährleisten und gleichzeitig die Bürgerinnen aktiv in den Prozess der Raumvergabe einzubeziehen. Durch die Schaffung eines öffentlichen Belegungskalenders erhalten alle Interessierten die Möglichkeit, den aktuellen Belegungsstatus der Räumlichkeiten einzusehen. Dadurch können potenzielle Konflikte vermieden und eine faire Verteilung gewährleistet werden.
Darüber hinaus schlage ich vor, ein benutzerfreundliches Buchungssystem zu implementieren, das es den Bürgerinnen und Bürgern ermöglicht, Räumlichkeiten anzufragen und zu mieten. Dieses System sollte über eine Online-Plattform zugänglich sein, um den Prozess so einfach und bequem wie möglich zu gestalten. Durch eine klare und transparente Buchungspolitik können alle Nutzer die Verfügbarkeit der Räume einsehen und diese entsprechend ihrer Bedürfnisse planen und unabhängig von den Öffnungszeiten des Rathauses ihre Anfragen stellen. Ein öffentlicher Belegungskalender in Verbindung mit einem Buchungssystem würde zahlreiche Vorteile für unsere Kommune bringen. Hierzu zählen:

1. Transparenz und Nutzerfreundlichkeit: Bürgerinnen können den Belegungsstatus der Räumlichkeiten einsehen und ihre Aktivitäten entsprechend planen. Dies führt zu einer gerechteren Verteilung der Ressourcen.
2. Effizienz: Durch die Einführung eines Buchungssystems wird der Verwaltungsaufwand reduziert. Die Anfragen und Buchungen könnten automatisiert abgewickelt werden, was Zeit und Ressourcen spart. Das Buchungssystem würde Veranstalterinnen die Möglichkeit geben, unabhängig von den Öffnungszeiten des Rathauses und anderen Behörden Räumlichkeiten zu buchen und Termine zu planen.
3. Einnahmen generieren: Durch die Vermietung der Räumlichkeiten können zusätzliche Einnahmen für die Kommune generiert werden, die wiederum für die Verbesserung der Infrastruktur und öffentlichen Dienstleistungen verwendet werden können.

Um mögliche Nachteile anzugehen, schlagen wir folgende Lösungsansätze vor:

1. Technische Herausforderungen: Wir werden eine gründliche Bewertung der vorhandenen Infrastruktur durchführen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Buchungssystems entspricht. Eine sorgfältige Auswahl eines zuverlässigen und benutzerfreundlichen Systems sowie regelmäßige Wartung und Unterstützung werden bereitgestellt.
2. Datenschutz und Sicherheit: Wir werden Datenschutzrichtlinien implementieren, die den geltenden rechtlichen Bestimmungen entsprechen. Dazu gehören angemessene Sicherheitsmaßnahmen, Verschlüsselung der Datenübertragung und -speicherung sowie Informationen über den Umgang mit personenbezogenen Daten.
3. Zugänglichkeit und Barrierefreiheit: Neben dem Online-Buchungssystem wird es weiterhin möglich sein, Räumlichkeiten auch telefonisch oder persönlich vor Ort anzufragen. Schulungen werden angeboten, um Menschen bei der Nutzung des Buchungssystems zu unterstützen und sicherzustellen, dass alle Bürgerinnen unabhängig von ihrem technischen Hintergrund Zugang haben.
4. Konflikte bei der Raumvergabe: Wir werden klare Richtlinien zur Raumvergabe einführen, die Prioritäten für bestimmte Nutzergruppen festlegen oder eine faire Rotationsregelung umfassen, um potenzielle Konflikte zu minimieren. Ein Beschwerdemechanismus wird implementiert, um Streitigkeiten beizulegen.

Durch die Einführung eines öffentlichen Belegungskalenders und eines Buchungssystems können wri eine gerechte und transparente Vergabe der städtischen Räumlichkeiten gewährleisten. Gleichzeitig ermöglichen wir den Bürgerinnen und Bürgern eine bequeme und effiziente Anfrage und Buchung von Ressourcen. Mit den vorgeschlagenen Lösungsansätzen werden mögliche Nachteile minimiert und die Vorteile dieser Systeme maximiert.
Basierend auf diesen Überlegungen bitten wir, die Einführung eines öffentlichen Belegungskalenders und eines Buchungssystems für die Räumlichkeiten unserer Kommune uz prüfen. Eine solche Initiative würde die Verwaltung vereinfachen, die Bürgerbeteiligung stärken und die Effizienz bei der Nutzung unserer Ressourcen steigern.